IMPLESEG S.A.S Estas políticas se establecen de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2.012 la cual tiene por objeto dictar disposiciones generales para el adecuado Tratamiento de Datos Personales. Por lo tanto IMPLESEG S.A.S teniendo en cuenta su condición de Responsable del Tratamiento de Datos personales de los titulares que reposan en sus bases de datos establece las presentes POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el objetivo de garantizar que tanto la recolección como el tratamiento que se efectúa de dichos datos se ajusten a la normatividad legal actual.
NORMATIVIDAD APLICABLE Las presentes políticas están enmarcadas en la Ley 1581 de 2.012 y su decreto reglamentario 1377 de 2.013 que regula la protección de datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.
OBJETIVO GENERAL Con la implementación de ésta política, IMPLESEG S.A.S busca garantizar el manejo de la información a ella entregada y la seguridad de la misma al igual que el debido tratamiento a los datos personales legalmente recopilados, ya sea que IMPLESEG S.A.S actué como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales.
DEFINICIONES a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva. f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. l) Cliente: persona natural o jurídica a la cual IMPLESEG S.A.S le presta servicios profesionales en razón de relación comercial acordada. m) Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. ñ) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del RESPONSABLE.
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES EN PODER DE IMPLESEG S.A.S • Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a IMPLESEG SAS respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a IMPLESEG S.A.S para el tratamiento de sus datos personales. • Ser informado por IMPLESEG S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales. • Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con IMPLESEG S.A.S.
CASOS EN LOS CUALES IMPLESEG S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES QUE TENGA EN SU PODER • Cuando la información sea solicitada a La Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos. • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
A QUIÉNES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE IMPLESEG S.A.S. • A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a IMPLESEG S.A.S. • A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la Empresa para que le sea entregada la información. • A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia. • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a IMPLESEG S.A.S.
DEBERES QUE TIENE IMPLESEG SAS RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS IMPLESEG SAS reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado, además IMPLESEG S.A.S asume los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento: • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2.012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.• Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos. La Empresa debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada. La Empresa, garantiza en todo tiempo al titular de la información, la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin. El Responsable del Tratamiento de Datos personales conservara con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IMPLESEG S.A.S recolectara, almacenará, usará, circulará o suprimirá los datos personales de empleados, clientes, proveedores y los que en general estén en sus bases de datos actuales y futuras con las siguientes finalidades:
FINALIDADES EN LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IMPLESEG S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, recoge datos personales (nombre, documento de identificación, dirección, correo electrónico, teléfono y otros) con distintas finalidades, como: • Recopilar la información personal básica necesaria de sus empleados y grupo familiar con el fin de cumplir con las obligaciones que surgen de la respectiva relación laboral. Igualmente, IMPLESEG S.A.S recolectara información personal de aspirantes que se presenten para procesos de evaluación y selección de personal futuro.• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral y gestión de nómina.• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.• Proveer los servicios requeridos por sus clientes.• Informar sobre nuevos servicios o sobre cambios en los mismos.• Para poder cumplir con las obligaciones comerciales que se tengan con los clientes.• El envío de propuestas comerciales, a la dirección física, correo electrónico o celular, invitaciones a eventos e información sobre servicios actuales o futuros, promociones y publicidad de los mismos a los clientes actuales y potenciales.• Evaluar la calidad del servicio.• Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos o servicios necesarios para la operación de a la dirección física, correo electrónico, celular o dispositivo móvil, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios ofrecidos por IMPLESEG S.A.S.• Generar órdenes de compra, pedidos, servicios pos-venta u órdenes de prestación de servicios.• Establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios. • Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que nos visitan en nuestras instalaciones En el evento en el cual IMPLESEG S.A.S entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, IMPLESEG SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo.
LA AUTORIZACIÓN De conformidad con la Ley y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados IMPLESEG S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del manejo de los datos personales de cada Titular y con este fin ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y su posterior verificación o consulta. Al tramitar la respectiva autorización IMPLESEG S.A.S informara al Titular de los Datos personales, lo siguiente: Quién es el responsable o encargado de recopilar la información. Tratamiento que se dará a los Datos recolectados y las finalidades conque serán usados. Derechos que le asisten al Titular y el procedimiento para ejercer los mismos. El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles, o de datos de niños, niñas y adolescentes.
VIDEO VIGILANCIA IMPLESEG SAS informará mediante un aviso a la entrada de sus instalaciones y en cumplimiento a lo estipulado en cuanto al Tratamiento de Datos personales, la existencia de video vigilancia y que cuenta con este mecanismo de seguridad. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES Y DATOS SENSIBLES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, IMPLESEG S.A.S se asegurara de que la recolección de Datos personales de menores de edad y adolescentes solo procederá cuando dichos datos sean de naturaleza publica y estrictamente necesarios y contando con la autorización previa, expresa e informada de alguno de los padres o del representante legal de la niña, niño o adolescente. En el caso de datos sensibles del titular y de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la ley 1581 y 6 del Decreto 1377 de 2013 IMPLESEG S.A.S no efectuara el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: • Haya autorización explícita del titular para el Tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.• El Tratamiento se refiera a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, casos en los cuales deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares. Igual si se llegare a solicitar la Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2.012, el titular estará informado que no está obligado a autorizar su tratamiento de dicha información y además se informara al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales para la autorización de cualquier tipo de Dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento para posteriormente obtener su consentimiento expreso.
DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013 Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 1377 del 2.013 sobre la autorización del tratamiento de datos personales recolectados antes de la expedición de dicho decreto IMPLESEG S.A.S estableció un mecanismo para solicitar la autorización de los titulares de dichos datos, a través de un formato especifico, el cual incluye un formulario para obtener dicha autorización y el cual ha sido publicado en su pagina web y del cual se informara a los respectivos titulares para que accedan a él y autoricen el poder continuar con el tratamiento de sus datos personales.
EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos previa acreditación de identidad por el mismo titular, sus causahabientes, representantes y apoderados. Todo titular de datos personales tiene derecho a conocer, consultar, actualizar y solicitar corrección de sus datos personales , solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de sus datos, ser informado por el Responsable del tratamiento respecto del uso dado a sus datos ,presentar ante la Superintendencia De Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 del 2.012 y a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales descritas en la Ley mencionada anteriormente.
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CONSULTAS Y RECLAMOS: IMPLESEG S.A.S ha designado a la Gerencia General como el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos ante la cual los Titulares de Datos personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Toda consulta(información básica) o reclamo ( solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del Titular que esta en las bases de datos de IMPLESEG S.A.S se recibirá en el correo: gerenciageneral@impleseg.com administrado por el área encargada de atender las consultas y reclamos o por escrito en la dirección: Calle 33 44 A 09 Medellín y debe contener en cualquier caso la identificación completa del titular incluyendo además, teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso los documentos de soporte que se quieran hacer valer. La consulta será atendida en un termino máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese termino, se informara al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino. En cuanto al reclamo, si este resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del mismo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si IMPLESEG S.A.S no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informara de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, IMPLESEG S.A.S incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El solicitante recibirá una respuesta de IMPLESEG S.A.S en atención a su reclamo dentro de los quince días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: IMPLESEG S.A.S es el Responsable del tratamiento de datos personales y su identificación y datos de contacto, son: Razón social: IMPLESEG S.A.S NIT: 890921246-6Dirección: Calle 33 44 A 09 Medellín. Correo: comunicaciones@impleseg.comTeléfono: 604 5605890 Página Web: http://www.impleseg.com/
VIGENCIA La presente política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que IMPLESEG S.A.S ejerza las actividades propias de su objeto social. IMPLESEG S.A.S se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la presente política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación del responsable y las finalidades del tratamiento, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, los titulares serán informados de los mismos antes de implementar las nuevas políticas y además se procederá a obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.
